A HR digitalizációjáról sokszor stratégiai szinten beszélünk: adatvezérelt döntések, mesterséges intelligencia, kompetenciamenedzsment, bértranszparencia vagy automatizált riporting kerül előtérbe. Közben azonban a HR-csapatok mindennapi munkájában továbbra is rengeteg időt visznek el egészen egyszerű, ismétlődő adminisztratív feladatok.
„Mennyi szabadságom maradt?”
„Hol találom ezt a dokumentumot?”
„Látod már a szabadságigénylésemet?”
„Ki tudja javítani a jelenléti adatomat?”
„Hol tudom megnézni a saját adataimat?”
„Mikor hagyja jóvá a vezetőm?”
Egyenként ezek a kérdések néhány percet jelentenek. Száz, ötszáz vagy több ezer munkavállalónál azonban már jelentős HR-kapacitás kötődhet olyan ügyekhez, amelyekben valójában nincs szükség HR-szakértői döntésre.
Itt jelenik meg az employee self-service, vagyis a munkavállalói önkiszolgálás valódi üzleti értéke.
A self-service HR lényege nem egyszerűen az, hogy a dolgozó „maga intézi az adminisztrációt”. Egy jól kialakított rendszer ennél lényegesen többet tesz: a megfelelő adatot, dokumentumot vagy folyamatot közvetlenül annak a felhasználónak teszi elérhetővé, akinek arra szüksége van, miközben a vállalati szabályok, jogosultságok és jóváhagyási folyamatok továbbra is kontrolláltan működnek.
A cél ezért nem az, hogy a HR kevesebbet foglalkozzon a munkavállalókkal.
Éppen ellenkezőleg: kevesebb időt töltsön olyan közvetítő adminisztrációval, amelyhez nincs szükség HR-szakértelemre, és több idő jusson azokra a kérdésekre, ahol valóban hozzáadott értéket teremt.
A HR sok esetben még mindig információs közvetítő
Egy hagyományos HR-folyamatban a munkavállaló gyakran nem közvetlenül a rendszerrel dolgozik.
Van egy kérdése vagy igénye, ezért ír a HR-nek. A HR-es belép a rendszerbe, ellenőrzi az adatot, válaszol, továbbítja a kérelmet, majd később értesíti a munkatársat az eredményről.
A HR ilyenkor tulajdonképpen interfészként működik a munkavállaló és a HR-rendszer között.
Ez kisebb létszámnál még működhet. Ahogy azonban nő a szervezet, az adminisztráció mennyisége sokszor nem lineárisan nő. Több munkavállaló több szabadságkérelmet, több dokumentumot, több adatváltozást, több vezetői jóváhagyást és több egyedi kérdést jelent.
A probléma különösen akkor válik láthatóvá, ha a HR-csapat közben stratégiai feladatokat is kap: támogatnia kell a megtartást, a vezetőket, a bértranszparencia-felkészülést, a kompetenciafejlesztést vagy a szervezeti változásokat.
Ha azonban a nap jelentős része operatív ügykezeléssel telik, ezek a stratégiai feladatok rendszeresen háttérbe szorulnak.
Mitől lesz valódi self-service egy HR-rendszer?
Nem attól, hogy létrehozunk egy portált, ahová a munkavállaló beléphet.
A valódi önkiszolgálásnak legalább három feltétele van.
A felhasználónak közvetlenül hozzá kell férnie azokhoz az információkhoz, amelyekre jogosult. A gyakori folyamatokat digitálisan kell tudnia elindítani és követni. Végül pedig az önkiszolgáló felületnek ugyanahhoz az adatbázishoz kell kapcsolódnia, amelyből a HR és a kapcsolódó rendszerek is dolgoznak.
Ha ugyanis a munkavállaló egy külön portálon megad valamit, amelyet később a HR-nek újra át kell vezetnie a belső rendszerbe, valójában nem automatizáltunk.
Csak áthelyeztük az adatbevitelt.
A LOGA önkiszolgáló környezetében a munkavállalói funkciók ugyanannak az integrált HR-platformnak a részei. Az önkiszolgáló felület számítógépen, tableten és mobilon is elérhető, személyre szabott hozzáférést biztosít a személyi aktában tárolt dokumentumokhoz és a felhasználó számára engedélyezett funkciókhoz. A rendszer „Digitális asszisztense” a határidős és elvégzendő feladatokra is figyelmeztethet.
Ez azért lényeges, mert így a self-service nem különálló munkavállalói alkalmazás, hanem a vállalat HR-folyamatainak egyik belépési pontja.
A szabadságigénylés jó példa arra, mennyi felesleges közvetítés szüntethető meg
Vegyünk egy hétköznapi példát.
Hagyományos működésben egy munkavállaló szabadságot szeretne kérni. E-mailt ír a vezetőnek vagy a HR-nek, esetleg kitölt egy dokumentumot. A vezető visszajelez, a HR átvezeti az adatot, majd valaki értesíti a kollégát a jóváhagyásról.
Ez több ember több különálló művelete.
Egy integrált self-service folyamatban a munkavállaló maga indítja el a szabadság- vagy távollétigényt. A vezető a meghatározott workflow szerint jóváhagyhatja, a munkavállaló pedig követheti az igény állapotát. A LOGA Calendar modulja közös felületet biztosít a vezetők és munkavállalók számára a szabadságok és egyéb távollétek igénylésére és engedélyezésére, valamint a beosztások és jelenléti adatok áttekintésére.
A HR szerepe ettől még nem szűnik meg.
A szabályokat továbbra is a szervezet határozza meg. A HR feladata lehet a folyamat konfigurálása, az eltérő esetek kezelése vagy a működés ellenőrzése.
A különbség az, hogy nem kell minden egyes normál szabadságkérelem adminisztratív közvetítőjének lennie.
A dokumentumkezelésben még látványosabb lehet a kapacitásnyereség
A munkavállalói dokumentumok tipikusan sok apró megkeresést generálnak.
Egy kollégának szüksége van egy korábbi dokumentumra, képzési tanúsítványt szeretne feltölteni, ellenőrizni szeretné a saját személyes adatait, vagy egyszerűen nem tudja, hol található egy adott irat.
Ha minden ilyen kérés HR-en keresztül fut, a dokumentumkezelés nemcsak tárhelyprobléma, hanem folyamatos ügyfélszolgálati feladat is.
A LOGA Private Cloud és személyi dosszié funkciói elektronikus munkavállalói dossziét biztosítanak, amelyben a rendszer által generált és a munkavállaló által elektronikusan elérhetővé tett dokumentumok is tárolhatók. A munkavállaló a saját jogosultságai szerint férhet hozzá ezekhez az információkhoz.
A „Saját adatok” funkció ezen túl a LOGA-ban nyilvántartott személyes, képzési, készség- és képességadatokat is elérhetővé teszi a munkavállaló számára, a dokumentáció pedig a GDPR szerinti letölthetőséget és törlést is támogatja.
Ez már nem pusztán kényelmi funkció.
Csökkentheti azt a rengeteg kisebb adminisztratív kapcsolatfelvételt, amely egyébként a HR postaládájában jelenne meg.
A self-service a vezetők idejét is felszabadíthatja
A self-service HR-ről könnyű kizárólag munkavállalói oldalról gondolkodni, pedig a középvezetők ugyanúgy jelentős adminisztrációs terhelést viselhetnek.
Szabadságkérelmek jóváhagyása, jelenléti adatok ellenőrzése, feladatok követése, beosztások áttekintése – ezek sokszor e-maileken vagy egymástól elkülönült rendszereken keresztül történnek.
A LOGA mobilalkalmazásában a munkavállalói személyes adatok és dokumentumok mellett saját vagy vezetőhöz tartozó nyitott és lezárt feladatok is nyomon követhetők, valamint többek között szabadságengedélyezési és Workspace funkciók is elérhetők. Az alkalmazás iOS és Android rendszeren használható.
Ez azért fontos, mert a vezetői workflow nem feltétlenül kötődik irodai számítógéphez.
Ha egy egyszerű jóváhagyást a vezető mobilon is el tud végezni, nemcsak a HR kapacitása csökkenhet, hanem a folyamat átfutási ideje is rövidebbé válhat.
A munkaidőnél különösen fontos, hogy ne csak egy új felületet hozzunk létre
A self-service egyik legnagyobb értéke akkor jelenik meg, ha az online munkavállalói művelet közvetlenül kapcsolódik a tényleges munkaügyi és payroll folyamathoz.
A LOGA online időadat-kezelése lehetővé teszi a jóváhagyott távollétek, elrendelt beosztások és rögzített jelenlétek megtekintését, illetve módosítási folyamat indítását is.
A Time modul pedig közvetlen adatkapcsolatban áll a Payroll modullal, így az időadatok automatikusan átadhatók a bérszámfejtésnek.
Ez az integráció kritikus.
Ha egy munkavállaló digitálisan jelzi a változást, de azt később manuálisan kell átmásolni a payroll számára, a szervezet csak részben digitalizálta a folyamatot.
A valódi hatékonyság akkor jelenik meg, amikor a folyamat elejétől a végéig egységes adatstruktúrára épül.
Mi az, amit nem érdemes self-service-be tenni?
Nem minden HR-folyamatból kell önkiszolgáló ügyletet készíteni.
Egy bonyolult munkajogi kérdés, egy érzékeny munkavállalói helyzet, kompenzációs vita, teljesítményprobléma vagy szervezeti konfliktus továbbra is HR-szakértelmet és emberi kommunikációt igényel.
Ez nagyon fontos szemléletbeli határ.
A jó self-service rendszer nem azért készül, hogy eltávolítsa a HR-t a munkavállalótól.
Azért készül, hogy a HR-hez azok a kérdések jussanak el, amelyekhez valóban HR kell.
Ha egy munkatárs csak egy saját dokumentumot szeretne elérni, nincs hozzáadott értéke annak, hogy ehhez HR-es kollégát kelljen bevonni.
Ha viszont nem érti, miért változott egy munkajogi státusza vagy segítségre van szüksége egy érzékeny helyzet kezelésében, akkor az önkiszolgáló felület nem lehet akadály az emberi segítség előtt.
A digitalizáció tehát akkor jó, ha megfelelően választja szét a tranzakciót és a szakmai kapcsolatot.
Az egyik legnagyobb megtakarítás valójában a megszakítások csökkenése
A self-service HR megtérülését nehéz kizárólag percben mérni.
Egy egyszerű kérdés megválaszolása lehet, hogy csak két percet vesz igénybe. A probléma az, hogy megszakít egy másik feladatot.
A HR-es egy riportot készít, vezetői egyeztetésre készül vagy komplex munkavállalói ügyet kezel, közben érkezik öt rövid kérdés. Egyenként egyik sem jelent nagy munkát, mégis újra és újra megszakítják a koncentrációt.
A nagy létszámú szervezetekben ezért a self-service egyik legfontosabb hatása nemcsak az összes adminisztratív perc csökkenése lehet, hanem a HR munkájának kevesebb fragmentáltsága.
A szakértők hosszabb, fókuszáltabb időt tudnak összetettebb feladatokra fordítani.
Ez már közvetlenül befolyásolja a HR stratégiai kapacitását.
Mekkora adminisztrációt lehet ténylegesen levenni?
Erre nincs egyetlen univerzális százalék, és érdemes kerülni az olyan marketingállításokat, amelyek szerint egy self-service rendszer „70%-kal csökkenti a HR adminisztrációt” minden szervezetben.
A megtakarítás mindig attól függ, hogyan működik ma a vállalat.
Érdemes inkább folyamatonként felmérni, hogy:
- hány munkavállalói kérés érkezik havonta,
- melyek ismétlődnek,
- mennyi manuális adatbevitel kapcsolódik hozzájuk,
- hány jóváhagyási lépés történik e-mailben,
- milyen dokumentumkérések érkeznek,
- mennyi idő megy el adatpontosításra,
- mely műveleteket végzi a HR kizárólag közvetítőként.
Már egy ilyen egyszerű folyamatfelmérésből jól láthatóvá válhat, hol érdemes először digitalizálni.
A self-service ROI-ját ezért nem feltétlenül egyetlen nagy automatizációs projekttel kell keresni.
Gyakran húsz kisebb, ismétlődő adminisztratív pont megszüntetése teremti meg a valódi kapacitásnyereséget.
A munkavállalói élmény szempontjából is változik az elvárás
A digitális szolgáltatásokhoz szokott munkavállalók egyre kevésbé értik, miért kell egy egyszerű HR-ügyhöz e-mailt írni, dokumentumot nyomtatni vagy napokat várni egy olyan információra, amely egy rendszerben eleve rendelkezésre áll.
A self-service ebből a szempontból nem egyszerűen belső hatékonysági projekt.
Employee experience kérdés is.
A dolgozó számára az a jó HR-rendszer, amelyet nem kell megtanulnia „HR-rendszerként használni”. Intuitívan eléri, amire szüksége van, látja a folyamat állapotát, és tudja, mi a következő lépés.
A LOGA önkiszolgáló felületének célja éppen az egyszerű, interaktív munkavállalói hozzáférés, a felhőszolgáltatási ajánlat pedig az önkiszolgáló rendszert, a Naptárt, a személyes elektronikus mappát és az online vállalati hírportált is a munkavállalói élmény támogatásához kapcsolja.
Ez különösen fontos hibrid, több telephelyes vagy nagy fizikai állománnyal működő szervezeteknél, ahol a HR nem feltétlenül van fizikailag közel minden munkavállalóhoz.
Real-time self-service: ugyanazt az adatot látja a munkavállaló és a HR
Az integrált működés itt ismét meghatározó.
Ha a munkavállalói portál külön adatbázisból dolgozik, rendszeresen szükség lehet szinkronizációra. Ekkor könnyen előfordulhat, hogy a munkavállaló más információt lát, mint a HR.
A LOGA moduljai egy adatbázist használnak, a dokumentáció szerint a munkavállalói adatok közvetlenül, real-time módon olvashatók a bérszámfejtés, a munkaidő-nyilvántartás és más HR-modulok között.
Self-service környezetben ennek különös jelentősége van.
Az önkiszolgálás csak akkor épít bizalmat, ha a dolgozó megbízhat abban, amit a rendszerben lát.
Nem tegnapi állapot.
Nem manuálisan frissített másolat.
Hanem ugyanannak az integrált HR-adatkörnyezetnek az aktuális információja.
A self-service nem HR-létszámcsökkentési projekt
Vezetői szinten könnyű úgy megközelíteni az automatizációt, hogy ha a rendszer átvesz húsz adminisztratív folyamatot, akkor kevesebb HR-esre van szükség.
Ez túl egyszerű megközelítés.
A legtöbb modern HR-szervezetnek éppen az a problémája, hogy túl sok operatív feladatot kell ellátnia ahhoz képest, mennyi stratégiai szerepet várnak el tőle.
Meg kell tartani a munkatársakat.
Fel kell készülni a bértranszparenciára.
Kompetenciahiányokat kell azonosítani.
Segíteni kell a vezetőket.
Adatokat kell értelmezni.
AI- és digitalizációs projekteket kell kezelni.
Közben pedig természetesen ugyanúgy működtetni kell a napi HR-t.
A self-service üzleti értéke ezért sok vállalatnál nem az lesz, hogy „kiváltunk egy HR-es pozíciót”.
Hanem az, hogy ugyanaz a HR-csapat magasabb hozzáadott értékű munkát tud végezni.
Hogyan érdemes elindítani?
A legjobb self-service projekt nem feltétlenül azzal kezdődik, hogy megvásároljuk a lehető legtöbb funkciót.
Érdemes először megvizsgálni a HR mindennapi terhelését.
Milyen kérdések ismétlődnek minden héten? Milyen kérésekhez nem kell szakmai döntés? Hol történik dupla adatbevitel? Mely jóváhagyások futnak még e-mailben? Milyen dokumentumokat kérnek rendszeresen? Hol vár a folyamat kizárólag azért, mert egy embernek tovább kell küldenie valamit?
Ezekből kialakítható egy prioritási sorrend.
Jellemzően a legegyszerűbb, nagy volumenű és alacsony szakmai kockázatú folyamatokat érdemes először self-service-be vinni.
Ezután már mérhető is a változás: csökkent-e a HR-hez érkező kérések száma, gyorsultak-e a jóváhagyások, javult-e az adatminőség, kevesebb lett-e a manuális adatátadás.
Így a self-service nem „digitális kényelmi funkció”, hanem mérhető folyamatfejlesztés lesz.
Nem az a cél, hogy kevesebbet beszéljünk a munkavállalókkal
A HR jövőjéről szóló vitákban sokszor felmerül, hogy a digitalizáció személytelenné teszi a munkavállalói kapcsolatot.
A rosszul kialakított digitalizáció valóban megteheti ezt.
A jó self-service viszont éppen ellenkező hatást is elérhet.
Ha a HR-nek nem kell ideje jelentős részét dokumentumkereséssel, státuszkérdések megválaszolásával és rutinigények továbbításával töltenie, több kapacitása marad valódi beszélgetésekre.
Egy vezető támogatására.
Egy megtartási problémára.
Egy munkavállaló fejlődési útjára.
Egy érzékeny élethelyzetre.
Az automatizáció tehát nem feltétlenül csökkenti az emberi HR-t.
Segíthet eldönteni, hol van valóban szükség emberre.
CTA
Ha szeretné felmérni, vállalata HR-csapata mennyi időt fordít ma olyan ismétlődő adminisztratív ügyekre, amelyek önkiszolgáló folyamatokkal automatizálhatók lennének, kérjen szakmai LOGA-bemutatót a Master Consulting csapatától.
Megmutatjuk, hogyan kapcsolható össze a LOGA önkiszolgáló felülete, mobilalkalmazása, dokumentumkezelése, távollét- és időadat-kezelése egy integrált, real-time HR-környezetben, és hogyan teremthet ez egyszerre jobb munkavállalói élményt és több stratégiai HR-kapacitást.