A munkaidő-nyilvántartást sok szervezet még mindig elsősorban adminisztratív kötelezettségként kezeli. A munkavállaló rögzíti a kezdést és a befejezést, a vezető ellenőrzi az adatokat, a HR kezeli az eltéréseket, majd a hónap végén az információ valamilyen módon eljut a bérszámfejtéshez.

Ez a folyamat működhet hosszú éveken keresztül úgy is, hogy közben a vállalat nem használja ki igazán azt az üzleti információt, amely a munkaidőadatokban rendelkezésre áll.

Pedig a munkaidő jóval több annál, mint annak bizonyítéka, hogy valaki mikor dolgozott.

Megmutathatja, hol van túlterhelés, mely csapatban alakul ki tartós túlóra, hol tér el a tervezett és tényleges kapacitás, hogyan oszlik meg az idő a különböző projektek vagy költséghelyek között, és milyen pénzügyi hatása van a munkaszervezésnek.

A valódi kérdés ezért nem az, hogy rendelkezünk-e munkaidő-nyilvántartással.

Hanem az, hogy a munkaidőadat eljut-e a HR, a payroll és a vezetői döntéshozatal megfelelő pontjaira úgy, hogy közben nem kell minden hónapban manuálisan újraértelmezni és összefésülni.

A jelenléti adat önmagában még nem vezetői információ

Tegyük fel, hogy egy üzleti területen az előző hónapban 840 túlóra keletkezett.

Ez sok vagy kevés?

Önmagában nem tudjuk.

Más a jelentése akkor, ha egy egyszeri projektzárás okozta, és más akkor, ha ugyanazon a területen hat hónapja folyamatosan emelkedik.

Más a helyzet, ha közben tíz nyitott pozíció van, és más, ha a létszám teljes.

Más üzleti következménye van annak is, ha az idő egy olyan projektet terhel, amelynek költségeit külön kell elszámolni.

A munkaidőadat tehát akkor válik igazán értékessé, amikor összekapcsolható:

• a létszámmal,
• a munkakörrel,
• a szervezeti struktúrával,
• a költséghellyel,
• a béradatokkal,
• és a tervezett kapacitással.

Ekkor már nem azt látjuk, hogy „mennyi volt a túlóra”, hanem azt is, miért keletkezett és mekkora üzleti hatása van.

A kapacitástervezés nem ugyanaz, mint a beosztás elkészítése

A beosztástervezés operatív feladatnak tűnik: meghatározni, ki mikor dolgozzon.

Nagyobb szervezetben azonban gyorsan kapacitástervezési problémává válik.

Nem elég az, hogy van elegendő ember egy adott műszakban.

A megfelelő kompetenciának is rendelkezésre kell állnia.

Lehet például elegendő az összlétszám, miközben egy speciális géphez, ügyféltípushoz vagy feladathoz csak néhány megfelelő képzettségű munkavállaló van beosztható.

Ilyenkor a klasszikus létszámtervezés félrevezető lehet.

A LOGA PEP beosztástervező modulja a forrásanyag szerint kapacitás- vagy műszakalapú tervezést támogat, a vállalat működési igényét és a beosztástervet egymással összevethetővé teszi, valamint a rendelkezésre álló erőforrások és kompetenciák figyelembevételével is lehetőséget ad a tervek módosítására. A változásban érintett munkavállalók online vagy mobil/tablet alkalmazáson keresztül is értesíthetők.

Ez azért fontos, mert a beosztás így nem egyszerűen névsor és időpont.

A tényleges működési igényhez kapcsolódhat.

A tervezett és tényleges munkaidő közötti eltérés üzleti információ

Egy jól működő szervezet természetesen tervez.

A beosztás, a műszakrend vagy a projektkapacitás előre meghatározott.

A valódi működés azonban ritkán követi pontosan a tervet.

Valaki megbetegszik.

Új megrendelés érkezik.

Több munkára van szükség.

Egy műszakot át kell szervezni.

Egy projekt elhúzódik.

A vezető számára ezért nemcsak a terv érdekes.

Hanem az eltérés.

Hol dolgoztunk többet a tervezettnél?

Hol volt kevesebb kapacitás?

Melyik költséghelyen keletkezett többletidő?

Mely munkaköri csoportnál fordul elő rendszeresen túlóra?

Ha ezek a kérdések csak hónap végén, külön riportkészítés után válaszolhatók meg, a vezető elsősorban a múltat elemzi.

Ha az adat a normál működés részeként rendelkezésre áll, a probléma korábban felismerhető.

A munkaidő és a payroll között nincs valódi szakmai határ

Szervezeti szempontból külön területként kezelhetjük őket.

Technológiai szempontból azonban a kapcsolat nagyon szoros.

A munkaidő, a túlóra, egyes távollétek és a munkarend közvetlenül befolyásolhatják a számfejtést.

Ezért minden olyan működésben, ahol a Time és a Payroll külön adatbázisból dolgozik, kiemelt kérdés az adatátadás.

Mely adat kerül át?

Mikor?

Ki ellenőrzi?

Mi történik korrekció esetén?

Melyik rendszerben kell módosítani?

A LOGA Time modulja közvetlen adatkapcsolatban áll a Payroll modullal, és automatikus adatátadást támogat. Emellett a rugalmas munkaidő, munkaidőkeret, keretelszámolás és költséghely vagy projekt szerinti időadatok kezelése is része a funkcionalitásnak.

Ez nemcsak adminisztrációs előny.

Payroll-kockázatot is csökkenthet, hiszen kevesebb olyan manuális pont marad, ahol ugyanazt az információt újra kell rögzíteni vagy más formátumba kell átvezetni.

A költséghely szerinti időadat CFO-szemmel válik igazán érdekessé

A munkaidő HR-oldalon azt mutatja meg, mennyit dolgozott valaki.

A CFO számára azonban sokszor az a fontosabb kérdés, hogy min dolgozott.

Projektalapú működésben például ugyanaz a munkavállaló több különböző ügyfélhez, projekthez vagy költséghelyhez kapcsolódhat.

Ilyenkor a teljes havi bérköltség önmagában kevés.

A vezetés szeretné látni, hogyan oszlik meg az adott munkatárs vagy csapat költsége a különböző tevékenységek között.

Ha az időadat költséghelyhez vagy projekthez kapcsolható, a payroll és a pénzügyi controlling számára is sokkal pontosabb kép állhat elő.

A LOGA Payroll dokumentációja a bérköltség költséghely és költségviselő szerinti bontását is támogatja, míg a Time modul költséghely vagy projekt szerinti időadatok nyilvántartását és elszámolását teszi lehetővé.

Ez a két terület együtt már valódi költségkontrollingot tud támogatni.

A túlóra nem kizárólag költség – sokszor szervezeti tünet

Ha egy csapatban tartósan magas a túlóra, annak több lehetséges oka lehet.

Létszámhiány.

Nem megfelelő beosztás.

Túl sok nyitott pozíció.

Rosszul becsült projektkapacitás.

Kompetenciahiány.

Szezonális csúcs.

Az időadat tehát diagnosztikai információ.

Ha kizárólag payroll-oldalon nézzük, azt látjuk, mennyit kell kifizetni.

Ha HR-oldalon nézzük, azt látjuk, kik és mennyit dolgoztak.

Ha operációs oldalról nézzük, kapacitási problémát keresünk.

A valódi vezetői érték akkor jelenik meg, amikor a három nézőpont nem külön riportokban él.

Egy tartós túlóratrend például indokolhat új pozíciót.

De lehet, hogy nem új emberre van szükség, hanem jobb beosztásra.

Vagy más kompetenciaelosztásra.

A döntéshez ezért nem elég egyetlen adat.

Kontextus kell.

A munkaidőkeret különösen érzékeny terület

A rugalmasabb és többféle munkarendet használó vállalatoknál a munkaidő kezelése gyorsan összetetté válhat.

Nem mindenki napi nyolc órában, hétfőtől péntekig dolgozik.

Lehet:

• munkaidőkeret,
• rugalmas munkaidő,
• műszakos munkavégzés,
• projektalapú időelszámolás,
• többféle munkarend egy vállalaton belül.

A rendszernek ezért nemcsak adatot kell rögzítenie.

A vállalat saját időelszámolási logikáját is kezelnie kell.

A LOGA Time a forrásanyag szerint vállalatspecifikusan paraméterezhető, és a rugalmas munkaidő, munkaidőkeret és keretelszámolás kezelését is támogatja.

Ez különösen fontos, ha a payroll automatikusan támaszkodik az időadatokra.

A rendszer csak akkor lehet valóban integrált, ha nem egyszerűen összeköti a két területet, hanem ugyanazt a vállalati szabályrendszert következetesen alkalmazza.

Mobil munkaidő-adat: a rugalmasság technológiai oldala

A munkavégzés ma már sok esetben nem egyetlen fizikai helyhez kötött.

Home office.

Külső munkavégzés.

Ügyfélhelyszín.

Olyan munkaterület, ahol nincs hagyományos beléptető rendszer.

A LOGA APP terminál dokumentációja szerint az alkalmazás segítségével ilyen helyzetekben is rögzíthető a munkaidő kezdete és vége, az adatok pedig valós időben bekerülnek a rendszerbe.

A mobilitás itt nem egyszerű kényelmi funkció.

A cél az, hogy a különböző munkavégzési formák ellenére ugyanabban az adatstruktúrában maradjon a munkaidő.

Minél több külön Excel, papír vagy utólagos adatrögzítés jelenik meg a rugalmas működés miatt, annál könnyebb adatminőségi problémát létrehozni.

Real-time munkaidő nem azt jelenti, hogy folyamatosan figyeljük az embereket

Ez fontos különbség.

A real-time adat könnyen kelthet olyan benyomást, mintha a cél a munkavállalók folyamatos ellenőrzése lenne.

Pedig vezetői szempontból az érték máshol van.

Aktuális-e a kapacitási információ?

Látszik-e, ha eltérés van a tervhez képest?

Eljut-e a szükséges adat a payrollhoz?

A munkavállaló látja-e a saját időadatait?

Gyorsan kezelhető-e a korrekció?

A real-time működés célja nem a mikromenedzsment.

Hanem az, hogy a döntések ne hetekkel korábbi állapotból induljanak.

A munkaidőadat a wellbeinget is segíthet értelmezni

Korábban már foglalkoztunk a rugalmas munkarend és a munkavállalói jóllét kapcsolatával.

A munkaidőadat itt is értékes jelzés lehet.

Ha egy területen tartósan nő a túlóra, csökken a kivett szabadság és közben romlanak a munkavállalói visszajelzések, az már indokolhat vezetői figyelmet.

Ez természetesen nem jelenti azt, hogy a rendszer „megállapítja”, ki túlterhelt.

Az adat nem pszichológiai diagnózis.

Viszont segíthet abban, hogy a HR ne csak a probléma kialakulása után reagáljon.

A munkaidő így a megtartás és wellbeing egyik kontextuális adatforrásává válhat.

A beosztás minősége employee experience kérdés is

Különösen műszakos működésnél a munkavállalói élmény egyik legfontosabb része lehet a kiszámítható beosztás.

Mikor dolgozom?

Mikor van szabadnapom?

Változott-e a műszakom?

Időben értesülök róla?

A technológiai háttér ezért közvetlenül hat a munkavállalói élményre is.

A PEP modulnál a változásokban érintett munkavállalók online vagy mobil/tablet alkalmazáson keresztüli értesítése is támogatott.

Ez apró funkciónak tűnik.

A mindennapi működésben viszont jelentős különbség lehet aközött, hogy egy beosztásváltozás informálisan jut el valakihez, vagy a rendszer részeként.

A jó munkaidő-rendszer egyik legfontosabb mutatója: mennyi korrekció kell hónap végén?

Ez kifejezetten jó működési KPI lehet.

Ha minden payroll-zárás előtt rengeteg hibás vagy hiányzó időadatot kell javítani, akkor a probléma nem feltétlenül a payrollban van.

Lehet:

• rossz rögzítési folyamat,
• nem megfelelő beosztás,
• túl sok manuális adatbevitel,
• nem egyértelmű vezetői felelősség,
• gyenge rendszerintegráció.

Érdemes ezért mérni:

hány időadat-korrekció történik;

milyen okból;

mely területen;

mennyivel a zárás előtt;

mennyi HR- és payroll-időt visz el.

A folyamat hatékonyságát sokszor nem az mutatja meg, hogy a végén helyes lett-e a bér.

Hanem az, hogy mennyi manuális javítás kellett ahhoz, hogy helyes legyen.

A munkaidő tervezése valójában workforce planning rövid távon

A workforce planningről gyakran éves vagy többéves létszámtervezésként beszélünk.

A beosztástervezés ennek operatív megfelelője.

Ugyanazt a kérdést teszi fel rövidebb időhorizonton:

megvan-e a megfelelő ember, megfelelő kompetenciával, megfelelő időben?

Ha igen, a működés stabil.

Ha nincs, választani kell:

túlóra;

átszervezés;

műszakmódosítás;

külső kapacitás;

új munkavállaló;

vagy prioritásváltoztatás.

A beosztás tehát nem pusztán munkaügyi adminisztráció.

Operációs döntéstámogatás.

CFO és HR itt nagyon közös nyelvet tud beszélni

Kevés olyan HR-adat van, amely ennyire közvetlenül kapcsolódik a pénzügyi működéshez.

A munkaidőből költség keletkezik.

A túlórából többletköltség.

Az üres műszakból kapacitásveszteség.

A rossz beosztásból hatékonyságvesztés.

A projektidőből költséghelyi elszámolás.

Ezért a Time–Payroll kapcsolat nem egyszerű technológiai integráció.

Közös HR–CFO adatmodell.

A HR látja az embereket és a munkaszervezést.

A pénzügy látja a költséget.

A rendszer pedig képes kapcsolatot teremteni a kettő között.

Mitől jó egy munkaidő-dashboard?

Nem attól, hogy megmutat minden ledolgozott órát.

A vezető számára szerintem néhány kérdés a fontos:

Hol tér el a tényleges kapacitás a tervtől?

Hol nő tartósan a túlóra?

Mely területen van sok utólagos korrekció?

Hogyan alakul a költséghelyenkénti idő?

Hol nincs megfelelő kompetencia a tervezett műszakhoz?

Hol vannak olyan mintázatok, amelyek szervezeti problémára utalhatnak?

Ha ezekre gyorsan lehet választ kapni, a munkaidő-rendszer már nem adminisztratív eszköz.

Vezetői rendszer.

A cél nem több időadat. Hanem jobb munkaszervezés.

A vállalatoknak ma már nincs szükségük arra, hogy egyszerűen még több adatot gyűjtsenek a munkavállalókról.

A munkaidő esetében sem ez a cél.

A valódi érték abból származik, ha a már szükséges adat:

pontos;

aktuális;

a megfelelő folyamathoz kapcsolódik;

és felhasználható jobb döntéshez.

A LOGA Time, PEP és Payroll moduljai ebben egy egymásra épülő logikát adnak: a kapacitás tervezhető, a tényleges munkaidő rögzíthető és elszámolható, az időadat pedig közvetlenül kapcsolódhat a payrollhoz.

A technológiai előny tehát nem az, hogy digitálisan látjuk ugyanazt, amit korábban papíron.

Hanem hogy a munkaidő a munkaszervezés, a payroll és a költségkontrolling közös adatává válhat.

CTA

Ha szeretné átlátni, hogyan kapcsolható össze vállalatánál a kapacitás- és műszaktervezés, a munkaidő-nyilvántartás, a költséghelyi időelszámolás és a payroll, kérjen szakmai LOGA-bemutatót a Master Consulting csapatától.

Megmutatjuk, hogyan támogatja a LOGA PEP modulja a kapacitás- és műszakalapú tervezést, hogyan kerülhetnek a tényleges időadatok real-time módon a rendszerbe, és hogyan adhatók át automatikusan a Payroll modul számára.

A cél nem egyszerűen pontosabb jelenléti ív.

Hanem olyan munkaidőadat, amelyből a HR, az operáció és a pénzügy is használható információt kap.