Az onboardingról sokáig elsősorban munkavállalói élményként beszéltünk. Fontos az első benyomás, legyen előkészítve az eszköz, érkezzen üdvözlőcsomag, legyen kijelölt mentor, és az új kolléga az első napon érezze, hogy számítottak rá.
Mindez továbbra is fontos. Vállalati szempontból azonban az onboarding ennél jóval összetettebb folyamat.
Mire egy új munkavállaló hétfő reggel megérkezik, a háttérben már több szervezeti egységnek kellett együtt dolgoznia. A HR adatot gyűjtött, dokumentumokat készített elő, a payrollnak szüksége lett a számfejtéshez szükséges törzsadatokra, az IT hozzáféréseket hozott létre, a vezető meghatározta a munkakört és a feladatokat, esetleg képzéseket kellett hozzárendelni, és számos határidős adminisztratív teendőt is teljesíteni kellett.
Ha mindez e-mailekben, Excel-táblákban, különálló rendszerekben és manuális feladatlistákon keresztül történik, akkor az onboarding minden új belépőnél újra és újra jelentős szervezeti kapacitást köt le.
A digitális onboarding valódi értéke ezért nem egyszerűen az, hogy a papíralapú dokumentumok elektronikus formába kerülnek. Sokkal inkább az, hogy a belépési folyamat egymáshoz kapcsolódó lépései egy strukturált rendszerben induljanak el, és az egyszer már rögzített adatnak ne kelljen több helyen új életet kezdenie.
Az onboarding első hibája gyakran már az első munkanap előtt megtörténik
Képzeljünk el egy teljesen hétköznapi helyzetet.
A jelölt elfogadta az ajánlatot. A HR e-mailben elkéri a belépéshez szükséges adatokat és dokumentumokat. Az adatokat valaki felviszi a HR-nyilvántartásba, majd részben újra megadja a payroll számára. A munkaszerződés elkészül, visszaérkezik, egy példánya bekerül egy dokumentumtárba. Közben a vezető jelzi az IT-nak, hogy szükség lesz laptopra és hozzáférésekre. Az új kolléga egyik kötelező képzéséről külön táblázat készül, a próbaidő végének időpontját pedig a HR egy naptárban rögzíti.
Minden feladat megtörtént.
Mégsem beszélhetünk valóban integrált folyamatról.
A munkavállaló ugyanazokat az adatokat több ponton megadja. A HR több rendszerben dolgozik. Egyes feladatok státusza csak e-mailből derül ki. Ha valami kimarad, azt gyakran csak az első munkanapon vagy még később veszik észre.
A digitalizáció egyik legfontosabb célja éppen az ilyen redundanciák megszüntetése.
Nem az a kérdés, hogy van-e online formunk.
Hanem az, hogy az online megadott adat eljut-e oda automatikusan, ahol a következő folyamatnak szüksége van rá.
Az egyszer rögzített munkavállalói adatnak egyszer kellene megszületnie
A HR-rendszerek egyik legnagyobb rejtett költsége a párhuzamos adatbevitel.
Az új munkatárs neve, címe, bankszámlaszáma, jogviszonya, munkaköre, szervezeti besorolása vagy más törzsadatai több különböző rendszerben is szükségesek lehetnek. Ha ezek között nincs valódi integráció, ugyanazt az információt újra és újra rögzíteni, ellenőrizni és frissíteni kell.
Ez nemcsak idő.
Hibaforrás is.
Ha például egy módosítás a HR-rendszerben megtörténik, de a payrollban nem, máris két külön adatvalóság jön létre.
A LOGA integrált működésének egyik fontos előnye éppen ezen a ponton jelenik meg. A HR és a payroll nem egymástól elszigetelt világként működik, a rendszer bértörzsadatokra épül, az egyes HR-folyamatok között pedig real-time adatkapcsolat alakítható ki.
Onboardingnál ez különösen értékes, mert a munkavállalói törzsadatok már a foglalkoztatás kezdetén meghatározzák a későbbi HR- és payrollfolyamatok minőségét.
Ha az alapadat rossz, minden későbbi folyamat rossz adatból indul.
A digitális onboarding nem dokumentumfeltöltés
A papírmentesség fontos lépés, de nem szabad összekeverni a folyamatdigitalizációval.
Ha a korábbi papíralapú belépőcsomagot PDF-formátumban e-mailben küldjük el, majd a visszakapott fájlokat manuálisan elmentjük, technikailag kevesebb papírt használunk, de maga a működés alapvetően nem változott meg.
Egy valóban digitális onboarding során a dokumentum nem elszigetelt fájl.
Kapcsolódik a munkavállaló profiljához.
Nyomon követhető, mely dokumentum érkezett be.
Látható, melyik hiányzik.
A jogosult felhasználók hozzáférnek, mások nem.
A munkavállaló később saját jogosultsága szerint elérheti a számára szükséges iratokat.
A LOGA digitális személyi mappája ebbe az irányba viszi a dokumentumkezelést: a munkavállalói dokumentáció nem szétszórt e-mail-mellékletekben, hanem a munkavállalói adatkörnyezet részeként kezelhető.
Ez nemcsak onboarding-kényelmi funkció.
Adatbiztonsági előny is.
Az első nap egyik legrosszabb élménye: „erre még nincs hozzáférésed”
Az új munkatárs élménye különösen érzékeny az első néhány napban.
Egy apró működési hiba ilyenkor aránytalanul nagy benyomást kelthet.
Nincs kész a laptop.
Nem működik a belépőkártya.
Nem érkezett meg egy rendszerhozzáférés.
Senki nem tudja, kihez kell menni.
A vezető azt hitte, a HR intézi, a HR azt hitte, az IT megkapta az információt.
A digitális onboarding ezért nem kizárólag HR-projekt.
Valójában cross-functional workflow.
A HR, az IT, a vezető, esetenként a pénzügy vagy a munkavédelem is részt vehet benne.
Éppen ezért sokkal hatékonyabb, ha az onboarding nem személyes emlékeztetőkre épül, hanem előre definiált feladatokra és felelősségekre.
A rendszernek tudnia kell, mely esemény milyen következő feladatot indít el, ki a felelőse és mikorra kell elkészülnie.
Így nem az a kérdés, hogy „szólt-e valaki az IT-nak?”, hanem az, hogy a szükséges onboarding-feladat teljesült-e.
A munkaköri profil már az első napon meghatározza a későbbi fejlődést
Az onboarding sok vállalatnál a belépési adminisztrációval lezárul.
Pedig valójában ekkor kezdődik a munkavállalói életciklus következő, szakmailag sokkal fontosabb része.
Mit várunk el az új kollégától?
Milyen kompetenciák szükségesek a munkakörben?
Melyek állnak már rendelkezésére?
Milyen képzés szükséges?
Mikor tekintjük sikeresnek a próbaidőt?
Milyen következő fejlődési pontokat határozunk meg?
Ha ezeket csak a vezető fejében vagy egy külön onboarding dokumentumban kezeljük, akkor az első hónapok tapasztalata később nehezen kapcsolható össze a teljesítmény-, kompetencia- vagy karrierfolyamatokkal.
Egy integrált HR-rendszerben viszont ugyanaz a munkaköri és kompetenciastruktúra végigkísérheti a teljes munkavállalói életciklust.
Az onboarding így nem önálló HR-sziget.
A későbbi talent management első állomása.
A képzésnek is az onboarding részeként kellene elindulnia
Számos munkakörben az új belépőnek már az első hetekben kötelező vagy szükséges képzéseket kell teljesítenie.
Lehet szó belső szabályzatról, munkavédelemről, információbiztonságról, compliance anyagról, szakmai tréningről vagy egyszerűen a vállalati működés megismeréséről.
Ha ezeket külön rendszerekben és manuális listákban kezeljük, a HR vagy a vezető feladata lesz ellenőrizni, hogy mindenki elvégezte-e őket.
A digitális onboarding egyik fontos előnye, hogy a képzési feladatokat már a belépési folyamathoz lehet kapcsolni.
A LOGA képzési és kompetenciakezelési környezete ebben azért értékes, mert a munkavállalói fejlesztés nem különálló folyamatként, hanem ugyanannak a személyi és munkaköri adatmodellnek a részeként kezelhető.
Így később sem csak azt látjuk, hogy „elvégezte a kurzust”.
Azt is, milyen kompetencia- vagy munkaköri elváráshoz kapcsolódott.
Az onboarding minőségét nem az első napi ajándékcsomag mutatja meg
Az employer brandingben könnyű látványos onboarding-elemekben gondolkodni.
Üdvözlődoboz.
Céges póló.
Bemutatkozó videó.
Közös reggeli.
Ezek jó élményt adhatnak, de a munkavállaló nagyon gyorsan megtapasztalja, hogyan működik valójában a szervezet.
Megkapja-e időben az információkat?
Tudja-e, mi a feladata?
Elérhetőek-e a szükséges dokumentumok?
Világos-e, kihez fordulhat?
Működnek-e a rendszerek?
Látja-e a saját onboarding folyamatát?
A jó munkavállalói élmény nem egyetlen látványos pillanatból áll.
A súrlódásmentes működésből.
Ezért a HR-technológia sokszor ott javít leginkább az employee experience-en, ahol a munkavállaló szinte észre sem veszi.
Egyszerűen minden működik.
A vezető szerepe nem automatizálható ki az onboardingból
A digitalizáció egyik lehetséges hibája, ha az onboarding folyamatot annyira automatizáljuk, hogy közben személytelenné válik.
Az új kollégának nem kizárólag információra van szüksége.
Kapcsolatra is.
A vezetőnek el kell mondania az elvárásokat, segítenie kell a prioritások megértését, visszajelzést kell adnia, és be kell kapcsolnia a munkatársat a csapat működésébe.
A rendszer ezt nem helyettesíti.
Viszont tehermentesítheti a vezetőt azoktól a lépésektől, amelyekhez nincs szükség vezetői kompetenciára.
Nem a vezetőnek kell emlékeznie minden adminisztratív feladatra.
A rendszer jelezhet.
A vezető ideje pedig a beszélgetésre és a szakmai integrációra fordítható.
Ez ugyanaz a logika, amit korábban a HR automatizációjánál is láttunk: nem az embert kell kiváltani, hanem a rosszul felhasznált emberi időt.
A próbaidő nem adminisztratív dátum
A próbaidő vége sok szervezetnél egyszerű dátumként szerepel a rendszerben.
Pedig valójában fontos vezetői checkpoint.
Az új munkatárs beilleszkedett?
Teljesültek a kezdeti célok?
Megvannak a szükséges kompetenciák?
Hol van szükség további fejlesztésre?
Megfelelő volt-e maga az onboarding folyamat?
Ha a próbaidő csak akkor kerül elő, amikor néhány nappal a lejárat előtt valaki észreveszi a dátumot, a szervezet elveszít egy fontos vezetői lehetőséget.
Egy jól kialakított digitális onboarding ezért időzített vezetői feladatokat is tartalmazhat.
30 napos check-in.
60 napos visszajelzés.
Próbaidő előtti értékelés.
Képzési státusz.
Nem azért, hogy még több adminisztráció keletkezzen.
Hanem azért, hogy a valóban fontos vezetői pontok ne maradjanak el.
Az első 90 nap már megtartási kérdés is
A megtartásról szóló előző cikkünkben azt vizsgáltuk, milyen szervezeti adatok jelezhetnek növekvő kockázatot.
Az onboarding ennek a témának az eleje.
Ha valaki már az első hetekben bizonytalan szerepkört, hiányos információt, lassú folyamatokat vagy következetlen vezetői támogatást tapasztal, a szervezet lényegében saját maga növeli a korai fluktuáció kockázatát.
Éppen ezért érdemes külön figyelni az első hónapokban történő kilépésekre.
Nem feltétlenül egyéni hibát keresve, hanem folyamatmintát.
Mely területeken magasabb a próbaidő alatti távozás?
Mely munkakörökben?
Mely vezetői területen?
Van-e kapcsolat a hiányos onboardinggal vagy a lassú betöltési folyamattal?
Az adat itt is akkor válik értékessé, ha nem pusztán azt látjuk, hogy valaki kilépett, hanem az egész munkavállalói életciklus kontextusában tudjuk értelmezni.
CFO-szemmel: az onboardingnak is van költsége
Az onboardingot hagyományosan HR-folyamatnak tekintjük.
Pedig közvetlen pénzügyi hatása van.
Egy új munkavállaló az első időszakban jellemzően még nem teljes produktivitással dolgozik. Képzést kap. A vezető és a kollégák időt fordítanak rá. IT-eszköz és licenc szükséges. Adminisztratív folyamatok indulnak.
Ha három hónap múlva távozik, ezeknek a ráfordításoknak jelentős része elveszik.
Ehhez hozzáadódik az új toborzás költsége és az újabb betanulási idő.
CFO-szemmel ezért az onboarding nem „HR-kényelmi projekt”.
A time-to-productivity és a korai fluktuáció miatt pénzügyi hatása is van.
A digitalizáció természetesen nem garantálja, hogy minden munkatárs hosszú távon marad.
Azt viszont segítheti, hogy a működési hibák ne legyenek a távozás okai között.
Hogyan érdemes mérni a digitális onboarding eredményét?
Nem a digitalizált dokumentumok számával.
Érdemes sokkal inkább azt vizsgálni:
mennyi idő telik el az ajánlat elfogadása és az adminisztratív readiness között;
hány manuális adatbeviteli pont maradt;
az első munkanapon hány szükséges hozzáférés hiányzik;
mennyi ideig tart a kötelező dokumentumok beérkezése;
időben teljesülnek-e a kötelező képzések;
megtörténnek-e a vezetői check-inek;
hogyan alakul az első 3–6 hónap fluktuációja;
mennyire elégedettek az új belépők a folyamattal.
Ezek már olyan mutatók, amelyekből nemcsak azt tudjuk megmondani, hogy „van digitális onboardingunk”, hanem azt is, hogy jobban működik-e tőle a beléptetés.
Az onboarding egyik legnagyobb előnye: adatot ad a teljes munkavállalói életciklushoz
A megfelelően kialakított onboarding során létrejön a munkavállaló digitális HR-alapja.
Törzsadat.
Munkakör.
Szervezeti pozíció.
Kompetencia.
Dokumentáció.
Képzés.
Feladatok.
Jogosultság.
Ha ezek már a munkaviszony elején strukturáltak, minden későbbi HR-folyamat jobb adatból indulhat.
Payroll.
Munkaidő.
Teljesítmény.
Kompetenciafejlesztés.
Utódlástervezés.
Bértranszparencia.
Vezetői reporting.
Ezért a digitális onboarding üzleti értéke jóval túlmutat az első néhány héten.
Tulajdonképpen itt dől el, milyen minőségű adatból fog dolgozni a vállalat a munkavállaló teljes későbbi életciklusa során.
Az onboarding nem projekt, hanem ismétlődő vállalati folyamat
Minden új belépőnél ugyanaz a folyamat indul el, kisebb-nagyobb eltérésekkel.
Pontosan ezért érdemes rendszerként kezelni.
Egy egyszer jól felépített workflow minden következő belépőnél újrahasznosítható. A munkakörtől, szervezeti egységtől vagy lokációtól függően külön onboarding útvonalak is kialakíthatók.
A standardizáció itt nem személytelenséget jelent.
A háttérfolyamat standard.
Az emberi élmény ettől még lehet személyes.
Sőt, éppen a működési bizonytalanság csökkentésével marad több idő arra, hogy az legyen.
CTA
Ha szeretné áttekinteni, vállalata onboarding folyamatában hol történik ma manuális adatbevitel, párhuzamos adminisztráció vagy nehezen követhető feladatátadás, kérjen szakmai LOGA-bemutatót a Master Consulting csapatától.
Megmutatjuk, hogyan kapcsolható össze a munkavállalói törzsadat, a digitális személyi mappa, az önkiszolgáló funkciók, a kompetenciák, a képzések, a payroll és a későbbi HR-folyamatok egy integrált rendszerben.
A cél nem egyszerűen egy digitálisabb első munkanap.
Hanem olyan munkavállalói életciklus, amely már az első adat rögzítésétől strukturáltan működik.