Real-time HR vagy havi riport? Mi a különbség vezetői döntés szempontjából?

A vállalatok az elmúlt években rengeteg energiát fektettek abba, hogy több adat álljon rendelkezésükre. A HR területén is egyre több mutatót mérünk, egyre részletesebb riportokat készítünk, és természetessé vált, hogy a vezetői döntések mögött számokat szeretnénk látni. Mégis jelentős különbség van aközött, hogy egy szervezet rendszeresen készít HR-riportokat, vagy valóban real-time, adatvezérelt működésre képes.

A havi riport fontos vezetői eszköz, és továbbra is az marad. A probléma nem magával a havi riporttal van, hanem azzal, ha a vezetés kizárólag utólag előállított kimutatásokból értesül arról, mi történik a szervezetben. Mire az adatokat különböző rendszerekből kinyerik, Excelben összerendezik, ellenőrzik és prezentálható formába hozzák, sok esetben már egy korábbi állapotot látunk.

Ez stabil környezetben még kezelhető lehet. Gyors létszámváltozás, növekvő bérköltségek, magas fluktuáció, szervezeti átalakulás vagy éppen bértranszparencia-felkészülés mellett azonban már számít, hogy egy döntést az előző hónap lezárt adatai vagy az aktuális állapot alapján hozunk meg. A real-time HR ezért nem egyszerűen egy gyorsabb riportálási módszer. Sokkal inkább annak a képessége, hogy a vállalat vezetése az aktuális HR- és béradatokhoz egységes, strukturált formában férjen hozzá, és azokat ne utólag kelljen különálló rendszerekből összeállítani.

Mit látunk valójában egy havi HR-riportban?

A klasszikus havi HR-riportnak fontos szerepe van. Segítségével lezárt időszakokat lehet összehasonlítani, trendeket követni, költségeket elemezni és a vezetőség számára egységes összefoglalót készíteni.

A különbség inkább abban rejlik, hogyan készül ez a riport. Sok vállalatnál a folyamat még mindig több adatforrás összekapcsolására épül. A létszámadat az egyik rendszerből érkezik, a tényleges béradat a payrollból, a jelenléti és távolléti információ egy másik alkalmazásból, míg a szervezeti struktúra vagy a teljesítményinformáció akár Excelben is lehet.

A riport elkészítése ilyenkor nem egyszerű lekérdezés, hanem adatfeldolgozási folyamat. Exportálni kell, ellenőrizni kell az eltéréseket, megfelelő időpontra kell hozni az adatokat, majd el kell dönteni, melyik rendszer információját tekintjük hitelesnek. A végén létrejöhet egy szakmailag teljesen korrekt vezetői kimutatás, de közben elveszítünk valamit: az időt.

A kérdés ezért vezetői szempontból nem kizárólag az, hogy jó-e a riportunk, hanem az is, hogy milyen friss adatból készül, és mennyi manuális közreműködésre van szükség ahhoz, hogy megbízható legyen.

A real-time HR nem azt jelenti, hogy nincs többé havi zárás

A real-time kifejezést könnyű félreérteni. Nem arról van szó, hogy minden HR- és payrollfolyamat folyamatosan végleges állapotban lenne, vagy hogy a havi zárás, ellenőrzés és riportálás szerepe megszűnne.

A különbség az adatok elérhetőségében van.

Egy real-time rendszerben az aktuálisan rögzített és érvényes adatok a rendszerben azonnal rendelkezésre állnak, így a vezetőnek nem kell a következő havi riport elkészültére várnia ahhoz, hogy képet kapjon például a létszám, a szervezeti struktúra, a távollétek vagy a rendelkezésre álló bértörzsadatok aktuális állapotáról. Ez különösen akkor jelent valódi előnyt, ha ugyanabban a rendszerben kapcsolódik össze a HR és a payroll.

A LOGA egyik lényeges sajátossága éppen az, hogy bértörzsadatokra építve képes real-time működésre. Ez azt jelenti, hogy a HR és a bérszámfejtés nem két különálló adatvilágként működik, amelyeket később riportok segítségével kell összeilleszteni. A vezetés ugyanannak az adatstruktúrának az aktuális állapotára építhet.

Miért fontos, hogy a bértörzsadat is része legyen az adatmodellnek?

A HR dashboardokkal kapcsolatban gyakori probléma, hogy látványosak, de nem feltétlenül áll mögöttük a vállalat tényleges payroll-adatbázisa.

Lehet kiváló grafikonunk létszámról, fluktuációról és szervezeti struktúráról, miközben a tényleges béradatokat külön rendszerből kell hozzáillesztenünk. Vezetői szempontból ez különösen akkor válik problémává, amikor egy HR-döntés pénzügyi hatását is látni szeretnénk. Egy új pozíció létrehozása, egy szervezeti átalakítás vagy egy béremelési döntés ugyanis egyszerre HR- és pénzügyi kérdés.

A CFO nem pusztán azt szeretné tudni, hány fő dolgozik egy szervezeti egységben, hanem azt is, milyen bérköltség kapcsolódik hozzá. A HR-vezető nemcsak a fluktuációt szeretné látni, hanem annak költségoldalát is. A CEO pedig azt szeretné érteni, hogy a szervezeti változás milyen hatással lehet a vállalat egészének működésére. Ehhez a HR és a béradat közötti kapcsolat nem lehet utólagos.

Minél közelebb található egymáshoz a HR-, szervezeti és payroll-adat, annál kisebb annak a kockázata, hogy a vezetői döntés különböző időpontokból vagy eltérő definíciókból származó információkra épül.

Ugyanazt jelenti-e egy szám a HR és a pénzügy számára?

Az adatvezérelt működés egyik kevésbé látványos, mégis kritikus problémája a definíciók eltérése.

Mit értünk például létszám alatt?

• Aktív munkavállalókat?
• FTE-t?
• Állományi létszámot?
• Tartósan távollévőket is?
• Egy adott napon fennálló állapotot vagy havi átlagot?

Egy vállalaton belül akár több helyes szám is létezhet, ha más definíció alapján készültek. A probléma akkor kezdődik, amikor ezek a különböző számok ugyanarra a vezetői meetingre kerülnek. A HR egyik riportja 485 főt mutat, a pénzügy más logika alapján 472-t, egy harmadik dashboard pedig 480-at. Ilyenkor a meeting első része már nem arról szól, hogy mit kezdjünk az adattal, hanem arról, hogy melyik adat igaz.

Az integrált működés egyik legfontosabb üzleti előnye ezért nem maga a dashboard, hanem a közös adatvalóság kialakítása. A LOGA esetében a bértörzsadatokra épített, egységes rendszer ezt a problémát alapjaiban csökkentheti, mert a különböző HR-folyamatok ugyanarra az adatstruktúrára támaszkodhatnak.

Milyen vezetői helyzetekben számít igazán a real-time adat?

A napi működésben sok olyan döntés van, ahol néhány hetes adateltérés nem okoz jelentős problémát. Vannak azonban olyan vezetői helyzetek, ahol az aktuális állapot lényegesen értékesebb, mint a lezárt havi riport.

Gyors létszámváltozás

Egy dinamikusan növekvő vagy éppen átszervezés alatt álló vállalatnál a hónap eleji és hónap végi szervezeti kép között jelentős különbség lehet. Ha a vezetés csak a lezárást követően kap pontos információt, a döntések késve reagálhatnak a valós helyzetre.

Bérköltség és kompenzációs döntések

A kompenzációval kapcsolatos döntések jellemzően egyszerre érintik a HR-t és a pénzügyet. A bértörzsadatok közvetlen kapcsolata ezért nemcsak adminisztrációs egyszerűsítés, hanem a tervezés minőségét is javíthatja.

Bértranszparencia

A bértranszparenciára való felkészülésnél különösen fontossá válik, hogy az összehasonlítások megbízható és aktuális béradatokra épüljenek. Ha a munkaköri, kompetencia- és bérinformációk egymástól elszigetelten kezeltek, a különbségek értelmezése jelentős manuális munkával jár.

Távollétek és kapacitástervezés

Egy szervezet működőképességét nemcsak az határozza meg, hány munkavállaló van állományban, hanem az is, ténylegesen milyen kapacitás áll rendelkezésre. A szabadságok, hosszabb távollétek vagy egyéb munkaidőadatok aktualitása ezért operatív és pénzügyi szempontból is fontos.

Szervezeti átalakulás

Átszervezésnél gyakran több forgatókönyvet kell összevetni. Ha az ehhez szükséges HR- és béradatok külön forrásokból érkeznek, minden újabb változat újabb adatfeldolgozást jelenthet.

A havi riport visszatekint. A real-time adat döntési helyzetet támogat.

A két működés között talán ez a legfontosabb különbség.

A havi riport kiválóan alkalmas arra, hogy megértsük, mi történt. Egy jól felépített real-time rendszer viszont abban segít, hogy az aktuális helyzet alapján döntsünk arról, mi történjen ezután.

Ez a különbség egyre fontosabbá válik, ahogy a HR stratégiai szerepe erősödik.

A HR-vezetőktől ma már nem egyszerűen azt várják, hogy riportálják a fluktuációt, hanem azt, hogy segítsenek értelmezni annak üzleti következményeit. Nem elég megmutatni a bérköltséget, hanem a vezetés azt is szeretné érteni, hogyan változhat egy szervezeti döntés hatására. Nemcsak azt kell látni, hány pozíció üres, hanem azt is, milyen kapacitási vagy pénzügyi hatással jár ez.

Ehhez az adatok aktualitása közvetlenül befolyásolja a döntéshozatal minőségét.

A real-time működés csak jó adatminőség mellett érték

Az azonnal rendelkezésre álló rossz adat nem jobb, mint a késve elkészülő pontos adat. A real-time működés ezért nem önmagában technológiai kérdés.

Szükség van egységes adatdefiníciókra, rendezett törzsadatokra, megfelelő jogosultsági rendszerre és világos folyamatokra. Ha egy munkakör besorolása hibás, a szervezeti struktúra nincs naprakészen tartva vagy a változásokat nem megfelelő időben rögzítik, akkor a dashboard ugyan gyors lesz, de a vezetői információ minősége nem javul. Ezért érdemes a real-time HR bevezetésére nem egyszerűen szoftverprojektként tekinteni. Sokkal inkább egy olyan adatmenedzsment- és működésfejlesztési projekt, amelynek technológiai hátterét egy integrált rendszer biztosítja.

A LOGA ebben azért jelenthet stabil alapot, mert a HR-folyamatokat és a bértörzsadatokat nem külön világként kezeli. A vállalat így nem újabb riportingréteget épít a meglévő rendszerek tetejére, hanem magát az adatforrást teszi egységesebbé.

CFO, CEO és HR: ugyanaz az adat, más kérdés

Az integrált real-time működés egyik legfontosabb értéke az is, hogy ugyanabból az adatháttérből különböző vezetői nézőpontok szolgálhatók ki. A HR-vezető számára fontos lehet a fluktuáció, a kompetenciák, a hiányzások vagy a munkavállalói életciklus alakulása. A CFO a bérköltséget, a túlórát, a szervezeti egységek költségét és a tervezési eltéréseket figyelheti. A CEO-t pedig az érdekli, hogyan hatnak ezek a mutatók a vállalat működésére, növekedésére és kockázataira.

Nem szükséges mindhármuknak ugyanazt a dashboardot nézniük. Arra viszont szükség van, hogy amikor ugyanarról a kérdésről beszélnek, ugyanabból az adatvalóságból induljanak ki. Ez az a pont, ahol az adatvezérelt HR valóban vezetői döntéstámogatássá válik.

Nem több riport kell, hanem jobb hozzáférés az információhoz

A vállalatok jelentős része már ma is rengeteg HR-riportot készít. Éppen ezért a következő digitalizációs lépés nem feltétlenül az, hogy újabb tíz kimutatás kerüljön a vezetői dashboardra.

Sokkal fontosabb megvizsgálni, mennyi manuális munka áll a meglévő riportok mögött, milyen gyorsan tud a szervezet egy új vezetői kérdésre válaszolni, illetve mennyire egységes adatból dolgozik a HR és a pénzügy. A valódi real-time HR nem a grafikonok számáról szól. Arról szól, hogy amikor megszületik egy vezetői kérdés, az adat már rendelkezésre álljon, ne akkor kezdődjön el az előállítása.

Ez a különbség a riportoló és a valóban adatvezérelt HR között.

Ha szeretné felmérni, hogy vállalata HR-riportingja mennyire támaszkodik manuális adatfeldolgozásra, és milyen előnyt jelenthet a bértörzsadatokra épülő real-time működés, kérjen szakmai konzultációt a Master Consulting csapatától. Megmutatjuk, hogyan kapcsolható össze a LOGA-ban a HR, a payroll és a vezetői döntéstámogatás egy egységes rendszerben.